Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» - Администрация Котельниковского района
Вернуться к обычному виду

Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»

Версия для печати

Герб Котельниковского муниципального района
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
ГЛАВЫ КОТЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ



№ 1718
от 30.12.2011 г.

Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», руководствуясь постановлением Главы Котельниковского муниципального района от 15.08.2011 г. №1010 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг (функций)», постановлением от 08.09.2011 №1111 «Об утверждении Перечня муниципальных услуг (функций), предоставляемые органами местного самоуправления Котельниковского муниципального района Волгоградской области»

постановляю:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» согласно приложению.

2. Контроль исполнения данного постановления оставляю за собой.

Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава Котельниковского
муниципального района

В.В.Кудинов



Приложение
к постановлению
главы Котельниковского
муниципального района
от 30.12. 2011г. № 1718


Административный регламент
по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского
муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги
«Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»

1.Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при хранении, комплектовании архивного отдела администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области (далее – архивный отдел) документами архивного фонда Волгоградской области и другими архивными документами и ведение учета документов архивного фонда Волгоградской области, как составной части документов Архивного фонда Российской Федерации, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями всех форм собственности при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

Муниципальная услуга включает в себя требования к порядку и качеству предоставления муниципальной услуги по обеспечению сохранности, режима хранения документов, находящихся в архивном отделе, выдачи дел в целях использования ретроспективной информации для обеспечения потребностей общества, требования к порядку и качеству предоставления муниципальной услуги по комплектованию и учету, приему документов на хранение.

1.2.Получатели муниципальной услуги

Получателями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации) и физические лица.

1.3.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок предоставления муниципальной услуги включает следующие административные процедуры:

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- организация хранения архивных документов в архивохранилищах;

- восстановление поврежденных документов;

- выдача архивных документов из архивохранилищ;

- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;

- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

- определение источников комплектования архивного отдела;

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел;

- прием-передача архивных документов в архивный отдел;

- состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов.

1.4. Порядок информирования

о правилах предоставления муниципальной услуги

1.4. Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении пользователя;

- на официальном Internet-сайте администрации Котельниковского муниципального района (http://kotelnikovo-region.ru).

1.4.1. Информирование получателей муниципальных услуг по телефону осуществляется начальником архивного отдела в соответствии с графиком работы архивного отдела. Начальник отдела дает исчерпывающую информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги.

1.4.2. При информировании по письменным обращениям получателей муниципальных услуг ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес получателей муниципальных услуг или представителя получателей муниципальных услуг в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

1.4.3. При информировании по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателей муниципальных услуг в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

1.4.4. Информирование получателей муниципальных услуг при личном обращении осуществляется начальником архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного отдела. Начальник архивного отдела обязан принять получателей муниципальных услуг в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя получателей муниципальных услуг на другой день или другое время. В день назначенной встречи начальник архивного отдела обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю получателей муниципальных услуг для осуществления информирования о предоставлении муниципальной услуги.

1.4.5. Сведения о месте нахождения, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах архивного отдела расположены на официальном Internet-сайте администрации Котельниковского муниципального района (http://kotelnikovo-region.ru)..

1.4.6. Местонахождение архивного отдела:

почтовый адрес: ул. Ленина, д. 29, г. Котельниково, Волгоградская область, 404354, телефон:(84476) 3-32-08;

электронный адрес: RA_KOTEL@VOLGANET.RU

1.4.7. График работы архивного отдела:

понедельник – пятница 8.00 – 17.00,

перерыв на отдых и прием пищи 12.00 – 13.00,

последняя пятница каждого месяца – санитарный день,

суббота – воскресенье - выходные дни.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».

2.2. Настоящий стандарт устанавливает основные требования к объему и качеству предоставления муниципальной услуги по обеспечению сохранности документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов, обеспечению режима хранения документов в архивном отделе, по комплектованию и учету архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов.

2.3. Для целей настоящего стандарта применяются следующие термины и определения:

муниципальная услуга по хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области, предоставляемая архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района (далее – муниципальная услуга), - деятельность архивного отдела по реализации функций администрации Котельниковского муниципального района при осуществлении полномочий по решению вопросов местного значения, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», за счет средств районного бюджета;

стандарт оказания муниципальной услуги – перечень требований к оказанию муниципальной услуги, включающий характеристики процесса оказания, формы, содержания данной услуги и (или) результаты оказания муниципальной услуги, значимые для потребителей муниципальной услуги;

заявители (потребители) муниципальной услуги – физические и (или) юридические лица, в интересах которых осуществляется оказание муниципальной услуги;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

архивный фонд Волгоградской области - составная часть Архивного фонда Российской Федерации, исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия национальностей, народностей и этнических групп, проживающих на территории Волгоградской области;

архивный отдел администрации Котельниковского муниципального района – структурное подразделение администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда Волгоградской области, а также других архивных документов - далее орган,предоставляющий услугу;

пользователь архивными документами государственный орган, орган местного самоуправления, физическое или юридическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;

обеспечение сохранности архивных документов – комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии;

дело (единица хранения) - физически обособленные архивный документ или архивные документы, заключенный(е) в обособленную папку, обложку;

учет документовопределение количества и состава документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов в архиве в установленных единицах и отражение этого количества и состава в учетных документах;

особо ценные документы - документы, имеющие непреходящую культурно - историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования;

техническая обработка дел – комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов;

страховой фонд - совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов архивного фонда Волгоградской области;

фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов;

проверка наличия и состояния дел – проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной и технической обработки.

2.4.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Предоставление муниципальной услуги по хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов осуществляется архивным отделом Администрации Котельниковского муниципального района.

2.5.Результаты предоставления муниципальной услуги

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является проведение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению установленных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

.Систематическое пополнение архивного отдела документами архивного фонда Волгоградской области, определение количества и состава документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах, что обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

2.6.Сроки предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется согласно графику согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций – источников комплектования в архивный отдел (далее - график), утвержденному постановлением главы Котельниковского муниципального района, по согласованию с источниками комплектования.

2.7.Нормативные правовые акты,

регулирующие предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 г. № 6-ФЗК, от 30.12.2008 № 7-ФЗК) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; 2009, ст. № 1 , ст. 2);

- Федеральный закон Российской Федерации от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» («Российская газета», доп. выпуск № 3316 от 08.10.2003 г.);

- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 20 ст. 2253; № 49, ст. 6079);

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. 1), ст. 3448);

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» («Российская газета», № 168 от 30.07.2010 г.);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20; зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06 марта 2007 года, регистрационный № 9059);

- Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 года № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области» (газета «Волгоградская правда», 20.01.2010 г.);

- постановление администрации Котельниковского муниципального района от 13.11.2006 года №736 «Об утверждении положения об архивном отделе администрации Котельниковского муниципального района»;

2.8. Перечень документов,

необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основанием для предоставления муниципальной услуги является:

- включение организаций в список источников комплектования архивного отдела;

- договор между администрацией Котельниковского муниципального района и собственником архивных документов;

- решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии;

- заявление на предоставление муниципальной услуги;

- акт приема-передачи документов на хранение;

- акт приема на хранение документов личного происхождения.

Запрещается требовать от получателей муниципальной услуги предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено административным регламентом по предоставлению муниципальной услуги.

Запрещается требовать от получателей муниципальной услуги предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

2.9. Перечень оснований

для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги служит:

- организация не является источником комплектования архивного отдела;

- отсутствие договора между администрацией Котельниковского муниципального района и собственником архивных документов;

- не предоставление организацией документов о ликвидации, банкротстве (решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии);

- отсутствие заявления на получение муниципальной услуги;

- отсутствие акта приема-передачи документов на хранение.

2.10. Перечень оснований

для приостановления предоставления муниципальной услуги

Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является:

- исключение организации из источников комплектования архивного отдела администрации Котельниковского муниципального района;

- прекращение срока действия договора между администрацией Котельниковского муниципального района и собственником архивных документов.

2.11. Размер платы, взимаемой с заявителя

при предоставлении муниципальной услуги

2.11.1. Прием документов от организаций-источников комплектования архивного отдела исполняется архивным отделом бесплатно.

2.11.2. Прием документов по личному составу ликвидированных организаций, расположенных на территории Котельниковского муниципального района, исполняется архивным отделом бесплатно.

2.12.Срок принятия документов на хранение

2.12.1. Срок принятия документов на хранение устанавливается в соответствии с графиком после окончания ведомственного хранения документов в архиве организации.

2.12.2. От источников комплектования документы архивного фонда Волгоградской области принимаются архивным отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

2.12.3. В исключительных случаях сроки временного хранения документов архивного фонда Волгоградской области могут быть продлены по просьбе источников комплектования архивного отдела при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архивного отдела возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков для источников комплектования архивного отдела осуществляется постановлением администрации Котельниковского муниципального района.

2.12.4. Сроки временного хранения документов архивного фонда Волгоградской области в негосударственных организациях определяются в договоре между администрацией Котельниковского муниципального района и собственником или владельцем указанных документов.

2.13.Требования к помещениям, в которых

предоставляется муниципальная услуга

2.13.1. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано:

- пожарной сигнализацией;

- средствами пожаротушения;

- средствами оказания первой медицинской помощи.

2.13.2. Ожидающие прием заявители располагаются в приемной, которая оборудована столом, стульями, бумагой и ручками для записи информации.

2.13.3. Кабинеты должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, должны быть снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, фамилий, имен, отчеств.

2.13.4. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.13.5. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема.

2.14.Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.14.1. Получатели должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией, включающей сведения о наименовании и местонахождении архивного отдела, оказывающего услугу, режиме работы, перечне оказываемых услуг, изменениях в деятельности.

2.14.2. Порядок получения доступа к муниципальной услуге:

- консультации даются по всем видам связи: лично, по телефону, факсу, почтовой связи, электронной почте;

- личные консультации даются без очереди, при необходимости часы приема граждан для консультаций согласуются по телефону.

2.14.3. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- правовая база, на основании которой ведутся прием и хранение архивных документов;

- требования к оформлению документов, передаваемых на хранение;

- требования к составлению и рассмотрению описей дел постоянного и долговременного сроков хранения;

- порядок приема документов на хранение.

2.14.4. В сети Интернет на сайте администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области должны быть размещены и поддерживаться в актуальном режиме:

- информация о наименовании, адресе и контактных телефонах архивного отдела;

- перечень услуг, оказываемых архивным отделом, в том числе платных (с указанием цен);

- текст административного регламента по предоставлению муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги;

- бланки (формы) акта приема-передачи, заявления о приеме;

- режим приема представителей получателя муниципальной услуги;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- информация о способах доведения получателями муниципальной услуги своих отзывов, замечаний и предложений о работе архивного отдела, оказывающего услугу.

2.15.Размещение информации в местах предоставления услуги

В архивном отделе должна размещаться полная информация об услуге на информационных стендах, доступных для всех посетителей:

- характеристика услуги, область её предоставления и правила пользования;

- наименования стандартов в области архивного дела, требованиям которых должны соответствовать услуги;

- возможность влияния потребителя на качество услуги;

- доступные средства для эффективного общения работников архивного отдела с потребителями (режим работы архивного отдела, номера кабинетов, где осуществляется прием и информирование заинтересованных лиц, номера телефонов контролирующих органов, почтовый адрес, адреса электронной почты, официального сайта учреждения).

3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности предоставления административных процедур в электронной форме.

3.1.Описание последовательности действий

при предоставлении муниципальной услуги

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- организация хранения архивных документов в архивохранилищах;

- восстановление поврежденных документов;

- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;

- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях;

- прием документов от организаций-источников комплектования архивного отдела;

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел, согласно решению экспертно-проверочной и методической комиссии (далее - ЭПМК) Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области;

- прием-передача архивных документов в архивный отдел в соответствии с графиком,

- состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов.

3.2.Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

3.2.1. Нормативные условия хранения архивных документов в архивном отделе обеспечиваются созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в зданиях и помещениях архивного отдела, а также применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

3.2.2. Состав, расположение, оборудование помещений архивного отдела должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии.

3.2.3. Размещение архивного отдела в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарной, охранной, строительной, санитарно-эпидемиологической и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

3.3. Противопожарный режим в здании архивного отдела регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

3.4. Охранный режим архивного отдела обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, организации поста охраны, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

3.5. Требования к архивохранилищам и другим помещениям архивного отдела, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

3.6. Организация охраны архивного отдела осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Охрана архивного отдела в нерабочее время осуществляется сотрудниками вневедомственной охраны.

Архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома.

Комплекты ключей от запираемых помещений находятся у всех сотрудников архивного отдела.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ.

В архивохранилище имеют право доступа начальник архивного отдела и специалисты. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только в сопровождении сотрудников архивного отдела.

3.7. Температурно-влажностный режим хранения архивных документов на бумажной основе в архивохранилище, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативным: температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

Температурно-влажностные параметры воздуха для долговременного хранения аудиовизуальных и электронных документов должны соответствовать нормам, приведенным в таблице:

Вид документа

Температура, град. C

Относительная
влажность воздуха, %

черно-белые

цветные

черно-белые

цветные

Документы на
кинопленке:





нитрооснова

не выше +10

не выше -5

40 - 50

40 - 50

безопасная
основа

не выше +15

не выше -5

40 - 50

40 - 50

фотодокументы:





стекло

не выше +15

не выше -5

40 - 50

40 - 50

пленка

не выше +15

не выше -5

40 - 50

40 - 50

фотобумага

не выше +15

не выше -5

40 - 50

40 - 50

документы на
магнитной
ленте и
дисковых
носителях

+8 - +18

45 - 65

В архивохранилище с нерегулируемым климатом осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °C) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/- 5 °C и относительной влажности воздуха 50 +/- 20%.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы монтируют в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), по нормам: при комнатной системе - одна контрольная точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

3.8. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы размещаются в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк, на рабочих столах - 100 лк.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архивного отдела при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища и другие помещения архивного отдела содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архивного отдела, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В архивохранилище с нормативным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

- расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) - 45 см;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

3.9. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся вместе с подлинными архивными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров архивных фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативными для них режимами хранения.

Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище на стеллажах.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище в сейфе.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в рабочем помещении.

Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится в рабочем помещении, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.

Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

3.10. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника архивного отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном виде (без подшивки). Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.

Архивные документы, выданные для работы в архиве, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и журналу регистрации посещений архивного отдела пользователями. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

- изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

- изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные начальником архивного отдела.

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

- вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, на каждую опись дел, документов отдельно. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов (приложение1,5) и другие акты.

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Начальник архивного отдела вправе продлить срок розыска.

Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на свои места. В листе проверки в графе «Примечание», в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью начальника архивного отдела.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 5), и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

Решение о снятии с учета неисправимо поврежденных и необнаруженных в ходе розыска архивных документов оформляется распоряжением администрации Котельниковского муниципального района на основании письменного разрешения Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

3.11. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

- устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

- восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

- воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

- архивные документы на магнитной ленте:

- очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

- замене пересохших и покоробленных склеек;

- оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2,0 - 2,5 м;

- перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Целевые реставрационно-восстановительные работы проводятся с учетом годового плана работы архивного отдела.

3.12. Выдачу архивных документов пользователям для работы в архиве и прием их обратно осуществляет ведущий специалист отдела.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

Архивные документы, выдаваемые пользователям для работы в архиве, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение 6) и лист использования архивных документов (приложение 7).

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

- выемку архивных документов;

- сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

- полистную проверку архивных дел.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

3.13. Сроки выдачи архивных документов

Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

- до одного месяца - пользователям для работы в архиве и работникам архива;

- до трех месяцев - фондообразователям;

- до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.

Выдача особо ценных документов осуществляется на срок не более двух недель.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения начальника архивного отдела.

3.14. Оформление выдачи архивных документов

Выдача архивных документов пользователям для работы в архиве фиксируется в журнале регистрации посещений архивного отдела пользователями. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.

Срок выполнения административной процедуры – 2 дня.

3.15. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

С учетом возможных чрезвычайных ситуаций (объявление степеней готовности гражданской обороны, введение в действие планов гражданской обороны, объявление режима чрезвычайного положения, пожары, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на деятельность архивного отдела и др.) архивный отдел разрабатывает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Выполнение в архивном отделе мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

Блок-схема действий по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» приведена в приложении 8 .

3.16.Определение источников комплектования архивного отдела

3.16.1. Комплектование архивного отдела архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования архивного отдела.

3.16.2. Органы местного самоуправления включаются в список источников комплектования архивного отдела в обязательном порядке.

3.16.3. Организации, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда Волгоградской области, могут быть включены в список источников комплектования архивного отдела.

3.16.4. Список источников комплектования архивного отдела составляется начальником архивного отдела на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения юридических лиц к источникам комплектования архивного отдела и на основании изучения состава архивных документов организаций.

3.16.5. Составленный список источников комплектования архивного отдела представляется на согласование ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

3.16.6. Решение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области о согласовании списка источников комплектования архивного отдела является основанием для его утверждения главой Котельниковского муниципального района.

3.16.7. Уточнение списка источников комплектования архивного отдела производится по мере необходимости. Основанием для этого являются создание, реорганизация, ликвидация территориальных подразделений органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

3.16.8. Организации могут быть исключены из списка источников комплектования архивного отдела, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы архивного фонда Волгоградской области.

3.17.Определение состава архивных документов,

подлежащих приему-передаче в архивный отдел

3.17.1. Приему на хранение в архивный отдел подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования архивного отдела документы архивного фонда Волгоградской области, а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) организаций. При наличии свободных площадей архивный отдел может осуществлять временное хранение архивных документов на основе договора.

3.17.2. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивный отдел, определяется номенклатурой дел, принятой в территориальных подразделениях органов государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, включенных в список источников комплектования архивного отдела.

3.17.3. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

3.17.4. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

3.17.5. Территориальные подразделения органов государственной власти, органы местного самоуправления и организации, включенные в список источников комплектования архивного отдела, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

3.17.6. Подготовка архивных документов к сдаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование дел, оформление заголовков дел, подшивку дел, нумерацию листов в делах, составление описей дел.

3.17.7. Архивный отдел рассматривает и направляет на утверждение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области:

- описи дел (документов) постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архивного отдела;

- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах организаций-источников комплектования архивного отдела (приложение 1);

3.17.8. Архивный отдел согласовывает:

- номенклатуры дел организаций-источников комплектования;

- описи дел по личному составу, представляемые организациями-источниками комплектования;

- описи дел по личному составу ликвидированных организаций, расположенных на территории Котельниковского муниципального района;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

3.17.9. Порядок приема-передачи архивных документов в архивный отдел:

- от источников комплектования архивного отдела документы архивного фонда Волгоградской области принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации, Волгоградской области.

- прием - передача архивных документов в архивный отдел осуществляется в установленном порядке в соответствии с графиком приема архивных документов.

3.17.9. Внеплановый прием документов архивного фонда Волгоградской области, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования архивного отдела или в случае угрозы сохранности архивных документов (приложение 2).

3.17.10. Архивный отдел за один месяц до установленного графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.

3.17.11. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в архивный отдел, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

3.17.12. Архивный отдел осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

3.17.13. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно - гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

3.17.14. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме (приложение 2). Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - в соответствующем источнике комплектования архивного отдела. Вместе с архивными документами в архивный отдел передаются три экземпляра описи дел документов.

3.17.15. В случае ликвидации территориальных подразделений органов государственной власти и организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы архивного фонда Волгоградской области, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в архивный отдел.

3.17.16. В случае ликвидации организаций, расположенных на территории Котельниковского муниципального района, не являющихся источниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в архивный отдел.

3.17.16. Прием документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидируемых территориальных подразделений органов государственной власти и организаций осуществляется архивным отделом в порядке, установленном настоящим административным регламентом, при этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий - в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями.

3.17.17. Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 2) и производится по сдаточной описи.

3.17.17. Не подлежат приему на хранение в архивный отдел документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования архивного отдела.

3.17.18. Не принимаются на хранение в архивный отдел архивные документы до наступления установленных сроков приема - передачи на архивное хранение.

3.18.Состав и порядок ведения документов

государственного учета архивных документов

3.18.1. Архивный отдел осуществляют государственный учет архивных документов. Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.18.2. Анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета осуществляет начальник архивного отдела.

3.18.3. Начальник архивного отдела осуществляет внутреннюю регистрацию документов государственного учета, проверяет их комплектность, правильность оформления.

3.18.4. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов государственного учета начальник архивного отдела информирует об этом исполнителя организации-источника комплектования, представившего документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

3.18.5. Организации должны устранить выявленные недостатки и представить исправленный документ государственного учета не позднее 7 дней с момент получения информации от начальника архивного отдела.

3.18.6. Начальник архивного отдела проводит анализ полноты и сбалансированности показателей правильно оформленных и представленных в полной комплектности документов государственного учета.

3.18.7. Блок-схема последовательности действий по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» приведена в приложении 4.

4.Формы контроля исполнения административного регламента

4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется начальником архивного отдела.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений, технический контроль осуществляет начальник архивного отдела.

Организация работы осуществляется постоянно.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателя муниципальной услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

Проверки проводятся по конкретному обращению пользователя, содержащего жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми (в случае обращения пользователя, содержащего жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц).

4.6. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя анализ выполнения плановых показателей в годовых отчетах работы архивного отдела.

4.7. Должностные лица архивного отдела несут персональную ответственность за предоставление муниципальной услуги.

5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих.

5.1. Получатель муниципальной услуги может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего административного регламента.

5.2. Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:

- начальнику архивного отдела;

- главе муниципального района;

-председателю Комитета по Управлению архивами Администрации Волгоградской области;

- в судебном порядке.

5.3. Получатель муниципальной услуги в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись, дату.

5.4. В случае необходимости в подтверждение своих доводов получатель муниципальной услуги прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.5. Начальник архивного отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием получателя муниципальной услуги, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.6. Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.

5.7. Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.8. Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

5.9. В исключительных случаях начальник архивного отдела, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.

5.10. Если в письменной жалобе не указана фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

5.11. Начальник архивного отдела при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

5.12. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается получателю муниципальной услуги, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.13. Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.

5.14. Если получатель муниципальной услуги не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, то жалоба может быть подана в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области по адресу: ул. Коммунистическая, д. 30, г. Волгоград, 400031.

Личный прием граждан председателем Комитета по управлению архивами, главы Котельниковского муниципального района осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан:

График личного приема председателя Комитета по управлению архивами:

второй, четвертый понедельник месяца с 16.00 до 17.00 час.

Предварительная запись осуществляется по телефону: (8442) 30-99-21.

График личного приема главы муниципального района:

первый понедельник месяца с 14.00 до 17.00 час.

Предварительная запись осуществляется по телефону: (84476) 3-31-96.

Информация о графике личного приема размещается на информационном стенде в архивном отделе.

При личном приеме содержание обращения заносится в книгу регистрации обращений граждан. Если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, отчет на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в книге регистрации личных обращений граждан. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Начальник архивного отдела Е.Г.Краева



Приложение 1

к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»









Архивный отдел администрации

Котельниковского муниципального района

АКТ

___________ № _____

(дата)

о неисправимых повреждениях

архивных документов

УТВЕРЖДАЮ

Начальник архивного отдела

администрации Котельниковского

муниципального района

Подпись Расшифровка

подписи

Дата


Фонд № ___________
Название фонда ___________________________________________________________
__________________________________________________________________________
В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо поврежденными


п/п

Номер
описи

Номер
ед.
хр.

Заголовок
поврежден-
ной ед. хр.

Край-
ние
даты

Количество листов
(время звучания,
метраж)

Сущность и
причины
повреждения

1

2

3

4

5

6

7









Итого обнаружено неисправимо поврежденных ___________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду
__________________________________________________________________________
Начальник архивного отдела _______________________________________________
(подпись, расшифровка подписи, дата)
_____________ __________________________________
(№ и дата распоряжения администрации Котельниковского муниципального района
о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
Изменения в учетные документы внесены
Начальник архивного отдела _______________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Дата

Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документах

Формат A4 (210 x 297)




Приложение 2

к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»










УТВЕРЖДАЮ
_______________________
(наименование должности
__________________________
руководителя
_________________________
организации сдатчика)
___________ __________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Дата Печать
УТВЕРЖДАЮ
Начальник архивного отдела
администрации Котельниковского
 муниципального района
___________ _____________
  (подпись) (И.О.Фамилия)
  Дата Печать



АКТ
_________________ № __________
(дата)
приема-передачи архивных
документов на хранение
В связи с _______________________________________________________________________
(основание передачи)
__________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
__________________________________________________________________________
____________________________________________________________________ сдал,
(название организации – сдатчика)

а архивный отдел администрации Котельниковского муниципального района принял
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№ п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество единиц хранения

Примечание











Итого принято _________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)

Передачу произвели:
____________________________
(должность)
___________ ____________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
 Прием произвели:
 Начальник архивного отдела
 _________ ____________
 (подпись) (И.О.Фамилия)
 ______________
(дата)


Фонду присвоен № _____________

Изменения в учетные документы внесены
Начальник архивного отдела

________________
(подпись)
__________
(И.О.Фамилия)
______________
 (дата)
 
Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

Формат А4 (210 х 297)



Приложение 3

к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»









Архивный отдел администрации
Котельниковского муниципального района
АКТ
___________ № _____
(дата)
о выделении к уничтожению
архивных документов,
не подлежащих хранению
УТВЕРЖДАЮ
Начальник архивного отдела
администрации Котельниковского
муниципального района
Подпись Расшифровка
подписи
Дата


К уничтожению отобраны: документы фонда № ________________________________
__________________________________________________________________________
(название фонда)
на основании: _____________________________________________________________
(ссылки на нормативно-методические документы
________________________________________________________________________
для проведения экспертизы)


п/п

Названия групп

документов

Крайние
даты

Номера
описей

Номера

ед. хр.
по описям

Количество ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

6

7










Итого ____________________________________ ед. хр. за __________________ год(ы)
(цифрами и прописью)
Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся
на хранении __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Начальник архивного отделаПодпись Расшифровка подписи

 Дата

Изменения в учетные документы внесены

Начальник архивного отделаПодпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК администрации
Котельниковского муниципального
района от _______________ № ____
СОГЛАСОВАНО
Начальник архивного отдела
Подпись Расшифровка
Подписи
Дата

Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению

Формат А4 (210 х 297)




Приложение 4

к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»








Блок-схема
последовательности действий по предоставлению архивным отделом администрации
Котельниковского муниципального района муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»

Условные обозначения

Условные обозначения

Блок-схема



Приложение 5

к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»









Архивный отдел администрации
Котельниковского муниципального района
АКТ
___________ № _____
(дата)
о необнаружении архивных
документов, пути розыска
которых исчерпаны
УТВЕРЖДАЮ
Начальник архивного отдела
администрации Котельниковского муниципального района
Подпись Расшифровка
подписи
Дата


Фонд № ___________

В результате __________________________________________________________
установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже архивных документов.
Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в
связи с чем считаем возможным снять с учета:


п/п

Номер
описи

Номер
ед.
хр.

Заголовок
ед. хр.

Крайние
даты

Количество
листов (время
звучания,
метраж)

Предполагаемые
причины
отсутствия

1

2

3

4

5

6

7









Итого __________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных архивных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр.:
_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Начальник архивного отдела Подпись Расшифровка подписи
_____________________________________________________________________
(№ и дата распоряжения администрации Котельниковского муниципального района о снятии с учета
необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Начальник архивного отдела Подпись Расшифровка подписи
Дата

Форма акта о необнаружении архивных документов,
пути розыска которых исчерпаны

Формат A4 (210 x 297)


Приложение 6

к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги « Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»










ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано __________________________________листов
(цифрами и прописью)
с № ________________ по № ________________
в том числе:
литерные номера листов ________________________________________________
пропущенные номера листов ____________________________________________
+ листов внутренней описи _____________________________________________

Особенности физического состояния и
формирования дела

Номера листов

1

2



Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма листа-заверителя дела

Формат A4 (210 x 297)


Приложение 7

к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»









Архивный отдел администрации
Котельниковского муниципального района
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № ______________ Опись № ____________ Дело № ________________
Заголовок дела _____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Дата
исполь-
зования

Кому выдано:
фамилия,
инициалы
(разборчиво)

Характер
использования
(копирование,
выписки, просмотр и др.)

Номера
использованных
листов

Подпись лица,
использовав-
шего дело

1

2

3

4

5











Форма листа использования документов

Формат A4 (210 x 297)


Приложение 8

к административному регламенту по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»








Блок-схема
последовательности действий по предоставлению архивным отделом
администрации Котельниковского муниципального района муниципальной услуги «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»

Условные обозначения



Блок-схема