Отчет о работе архивного отдела за 2011г.

Отчёт
о работе архивного отдела администрации
Котельниковского муниципального района
Волгоградской области
за 2011 год.

1. Мероприятия
в сфере комплектования.

На 01.01.2011 года в архивном отделе на хранении было 138 фондов всего , в том числе 20 191 единиц хранения на бумажной основе , в том числе 12 352 единицы хранения управленческой документации, 7 839 единиц хранения по личному составу.

В течение года поступило 2 фонда ( Домоуправления №2 Армавирской КЭЧ Котельниковского района , Котельниковский и Октябрьский районный узел почтовой связи Управления федеральной почтовой связи Волгоградской области ). Принято всего дел – 163 единицы хранения, в том числе 163 дела по личному составу.

На 01.01.2012 года стало 140 фондов всего , в том числе 20 354 единицы хранения, в том числе 12 352 единицы хранения управленческой документации , 8 002 единицы хранения по личному составу.

Утверждены ЭПМК Комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области 462 описи дел постоянного хранения 10 организаций Котельниковского муниципального района.

Составлен список организаций – источников комплектования архивного отдела администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области , который согласован протоколом экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области от 23.12.2011 г. № 12 и утверждён Председателем Комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области от 26.12.2011 года

2. Мероприятия
в сфере правового и организационного обеспечения.

Начальником архивного отдела разработаны 3 административных регламента по предоставлению архивным отделом муниципальных услуг:

Начальником архивного отдела подготовлено 4 постановления главы района:

1) – Об утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и приёма-передачи документов учреждений в архивный отдел в 2012 году.
2) – Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Предоставление информации из архивных документов по социально-правовым запросам в части подтверждения стажа работы, заработной платы, копии правоустанавливающих документов на недвижимость, землю и др.»
3) - Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Хранение, комплектование ( формирование), учёт и использование архивных документов и архивных фондов»
4) - Об утверждении административного регламента по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области муниципальной услуги «Оказание методической и консультативной помощи юридическим и физическим лицам по вопросам архивоведения, документоведения»

Архивный отдел принял участие в областном смотре-конкурсе архивных органов и учреждений Волгоградской области по обеспечению сохранности документов архивного фонда Волгоградской области и по итогам смотра-конкурса занял 2 место.

Специалист 2 категории архивного отдела Жалюк Людмила Николаевна приняла участие в областном профессиональном конкурсе «Архивист года – 2011» и по итогам конкурса заняла 2 место.

Принимали участие в заседаниях коллегии Комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области.

3. Мероприятия
в сфере использования архивных документов.

Документы, хранящиеся в архиве, использовались в народно-хозяйственных, социально-культурных, общественно-политических целях, для обеспечения прав и интересов людей.

Поступило запросов социально-правового характера 835, исполнено всего 835 ( в том числе по документам областной собственности – 475 запросов).

Тематических запросов исполнено 573, в том числе по документам областной собственности – 237.

По требованию организаций и граждан предоставлялись документы для изучения в помещении архива : работало 27 исследователей, в том числе по документам областной собственности – 15. Выдано всем категориям пользователей 135 единиц хранения, в том числе документов областной собственности – 67 единиц хранения.

Изготовлено копий документов 1233 листа, в том числе по документам областной собственности – 286.

4. Мероприятия
в сфере обеспечения сохранности и государственного учёта.

Важнейшей задачей архивного отдела остаётся соблюдение нормативных требований по организации хранения и выдаче документов, различным категориям пользователей.

Работали над созданием оптимальных условий хранения документов архивного фонда и обеспечения их физической сохранности. Проводили мероприятия по соблюдению температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов в помещениях архива : влажная уборка – ежедневно, генеральная уборка – 1 раз в месяц, обеспылено 975 коробок. Постоянно проводится профилактическая работа по предотвращению появления насекомых, грызунов, плесени и пыли в помещениях архивного отдела.

Проводили работу по укреплению пожарной безопасности здания архивного отдела, пожарно-охранная сигнализация здания архивного отдела выведена на пульт полицейского участка.

Закартонировано в 2011 году 6527 дел, т.е. помещено в архивные коробки всего 15 143 единицы хранения, т.е. 75 % документов.

5. Мероприятия
в сфере организационного, научно-методического
и информационного обеспечения.

Проводилась работа по введению баз данных ПК «Архивный фонд» : введено 140 фондов на уровне фондов.

Муниципальные услуги, предоставляемые архивным отделом размещены на сайте областного Комитета экономики.

1) - Предоставление информации из архивных документов по социально-правовым запросам в части подтверждения стажа работы, заработной платы, копии правоустанавливающих документов на недвижимость, землю и др.
2) - Хранение, комплектование (формирование), учёт и использование архивных документов и архивных фондов
3) - Оказание методической и консультативной помощи юридическим и физическим лицам по вопросам архивоведения, документоведения».

За счёт средств областной субвенции приобретены и установлены:

- двери металлические входные;
- сплит-система для архивохранилища;
- копировальный аппарат (ксерокс);
- выполнен ремонт внутренней системы отопления.

Для работы с документами областной собственности принимался по договору 1 человек.